Τι είναι η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων (IDP);

Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων (IDP) μετατρέπει τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις διαχειρίζονται τις διαδικασίες τεκμηρίωσης και διαχείρισης δεδομένων. Χρησιμοποιώντας τη δύναμη των αναδυόμενων τεχνολογιών, οι οργανισμοί μπορούν να αυτοματοποιήσουν την εξαγωγή και το χειρισμό δεδομένων από διάφορους τύπους εγγράφων, ενισχύοντας σημαντικά τις λειτουργικές ροές εργασίας. Αυτή η μετατόπιση όχι μόνο ενισχύει την αποτελεσματικότητα, αλλά επιτρέπει επίσης στις εταιρείες να επικεντρωθούν περισσότερο στις στρατηγικές δραστηριότητες και όχι σε κοσμικά χειροκίνητα καθήκοντα.

Τι είναι η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων (IDP);

Το IDP αναφέρεται στην τεχνολογία που αυτοματοποιεί την εξαγωγή, την ταξινόμηση και τη διαχείριση δεδομένων από έγγραφα που χρησιμοποιούν προηγμένα εργαλεία. Αυτή η καινοτομία αξιοποιεί διάφορες τεχνολογίες όπως η αναγνώριση οπτικού χαρακτήρα (OCR), η επεξεργασία φυσικής γλώσσας (NLP) και η μηχανική μάθηση για τον εξορθολογισμό των διεργασιών που βασίζονται στο έγγραφο.

Κατανόηση της τεχνολογίας IDP

Για να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη εικόνα για το IDP, είναι απαραίτητο να κατανοήσετε τις βασικές τεχνολογίες που βασίζεται:

• Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR): Αυτή η τεχνολογία μετατρέπει διάφορους τύπους εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των σαρωμένων εγγράφων και εικόνων, σε επεξεργάσιμες και αναζητήσιμες ψηφιακές μορφές.
• Επεξεργασία φυσικής γλώσσας (NLP): Το NLP επιτρέπει στο σύστημα να ερμηνεύει και να εξάγει σημαντικές πληροφορίες από την ανθρώπινη γλώσσα, συμβάλλοντας στην κατανόηση των μη δομημένων δεδομένων.
• Μηχανική Μάθηση (ML): Μέσω των αλγορίθμων που μαθαίνουν από τα δεδομένα, το ML ενισχύει την ικανότητα των συστημάτων IDP για τη βελτίωση της ακρίβειας και της αποτελεσματικότητας με την πάροδο του χρόνου.

Ο σκοπός της έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων

Οι οργανισμοί εφαρμόζουν IDP με πρωταρχικό στόχο την αυτοματοποίηση των κουραστικών εργασιών επεξεργασίας δεδομένων. Κάτι τέτοιο μπορεί να οδηγήσει σε διάφορα οφέλη στην επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα, τη διαχείριση του κόστους και την ικανοποίηση των πελατών.

Οφέλη από την εφαρμογή του IDP

Η ανάπτυξη του IDP μπορεί να αποφέρει αρκετά κρίσιμα πλεονεκτήματα για τις επιχειρήσεις, όπως:

• Λειτουργική απόδοση: Οι διαδικασίες εξορθολογισμού οδηγούν σε ταχύτερο χειρισμό δεδομένων, ελαχιστοποιώντας την εξάρτηση από τη χειρωνακτική εργασία.
• Μείωση του κόστους: Με τη μείωση των χειροκίνητων σφαλμάτων, οι επιχειρήσεις εξοικονομούν το κόστος που σχετίζεται με τη διόρθωση των ελαττωματικών δεδομένων.
• Ικανοποίηση πελατών: Οι ταχύτεροι χρόνοι επεξεργασίας ενισχύουν την παροχή υπηρεσιών, οδηγώντας σε βελτιωμένες εμπειρίες πελατών.

Στάδια ροής εργασίας IDP

Η κατανόηση των σταδίων της ροής εργασίας του IDP είναι ζωτικής σημασίας για την κατανόηση της επιχειρησιακής μηχανικής της. Η διαδικασία μπορεί να περιγραφεί σε διάφορα βασικά βήματα:

1 κατάποση

Αυτό το αρχικό στάδιο περιλαμβάνει την εισαγωγή εγγράφων στο σύστημα, τα οποία μπορούν να γίνουν είτε με σάρωση φυσικών εγγράφων είτε με τη μεταφόρτωση ψηφιακών αρχείων.

2. Προετοιμασία

Η προετοιμασία επικεντρώνεται στην τυποποίηση των εγγράφων εξαλείφοντας τα αντίγραφα και μετατρέποντάς τα σε ομοιόμορφες μορφές, εξασφαλίζοντας τη συνέπεια για περαιτέρω επεξεργασία.

3. Εξαγωγή

Σε αυτό το στάδιο, βασικές πληροφορίες, όπως ονόματα πελατών και αριθμοί τιμολογίων, εξάγονται χρησιμοποιώντας τεχνολογίες OCR και NLP.

4. Επικύρωση

Η επικύρωση είναι ζωτικής σημασίας για την εξασφάλιση της ακρίβειας. Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει τον έλεγχο των εξαγόμενων δεδομένων έναντι των υφιστάμενων βάσεων δεδομένων για τον εντοπισμό και τη διόρθωση των αποκλίσεων.

5. Εξαγωγή

Μόλις επικυρωθεί, τα δεδομένα εξάγονται σε άλλες εφαρμογές για περαιτέρω ανάλυση ή χρήση, διευκολύνοντας την απρόσκοπτη ενσωμάτωση σε υπάρχουσες ροές εργασίας.

6. Ανατροφοδότηση

Αυτό το τελικό στάδιο δίνει έμφαση στη συνεχή βελτίωση, χρησιμοποιώντας ανατροφοδότηση από προηγούμενους κύκλους επεξεργασίας για να βελτιώσουν τους αλγόριθμους και τις διαδικασίες.

Στόχοι του IDP

Με την υιοθέτηση τεχνολογιών IDP, οι οργανισμοί μπορούν να επιτύχουν αρκετούς συγκεκριμένους στόχους, αξιοποιώντας στο έπακρο τις δυνατότητες επεξεργασίας δεδομένων τους.

• Διατήρηση χρόνου: Το IDP μειώνει σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για την εξαγωγή δεδομένων από μη τυποποιημένα έγγραφα.
• Βελτιστοποίηση πόρων: Η καλύτερη κατανομή των ανθρώπινων και τεχνολογικών πόρων συμβαίνει σε όλο τον κύκλο επεξεργασίας δεδομένων.
• Μείωση σφαλμάτων: Η ακρίβεια του χειρισμού των δεδομένων βελτιώνεται σημαντικά μέσω της αυτοματοποίησης, ελαχιστοποιώντας έτσι τα λάθη.

Λύσεις και πωλητές IDP

Μια επισκόπηση των λύσεων IDP και των αντίστοιχων προμηθευτών τους μπορούν να καθοδηγήσουν τους οργανισμούς στην επιλογή της σωστής τεχνολογίας για τις ανάγκες τους. Οι αξιοσημείωτοι πωλητές περιλαμβάνουν:

• Uipath: Αυτή η εταιρεία ειδικεύεται σε λύσεις αυτοματισμού προσαρμοσμένες για επεξεργασία εγγράφων.
• Abbyy: Φημισμένη για τις προχωρημένες δυνατότητες εξαγωγής OCR και δεδομένων.
• Kofax: Προσφέρει ολοκληρωμένες λύσεις IDP προσαρμόσιμες σε διάφορες βιομηχανίες.
• IBM Watson: Χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη για την ενίσχυση των λειτουργιών επεξεργασίας εγγράφων.
• Amazon Textract: Παρέχει κλιμακούμενες λύσεις για την ανάγνωση και την ανάλυση διαφορετικών τύπων εγγράφων.

Εφαρμογές ευφυούς επεξεργασίας εγγράφων

Το IDP έχει διαφορετικές εφαρμογές σε πολλούς τομείς, βελτιώνοντας τις διαδικασίες διαχείρισης δεδομένων. Ορισμένες περιπτώσεις πρωτοβάθμιας χρήσης περιλαμβάνουν:

1. Επεξεργασία τιμολογίων

Το IDP απλοποιεί την οικονομική ροή εργασίας με αυτοματοποιώντας την εξαγωγή δεδομένων από τιμολόγια, μειώνοντας σημαντικά τους χρόνους επεξεργασίας.

2.

Στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης και της ασφάλισης, το IDP μπορεί να εξομαλύνει το χειρισμό εγγράφων που σχετίζονται με τις αξιώσεις, επιτρέποντας ταχύτερες αναλύσεις.

3. Επεξεργασία νομικών εγγράφων

Αυτή η τεχνολογία υπερβαίνει τη βασική αναγνώριση κειμένου για την εξαγωγή σημαντικού περιεχομένου από νομικά έγγραφα, ενισχύοντας την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα.

4. Διαχείριση συμβολαίων

Το IDP διευκολύνει την εξόρυξη και τη διαχείριση των κρίσιμων πληροφοριών από τις συμβάσεις, συμβάλλοντας σε συμμόρφωση και εποπτεία.

5.

Το IDP βελτιστοποιεί τις διαδικασίες στην τραπεζική, τη βελτίωση των ροών εργασίας που σχετίζονται με την επεξεργασία δανείων, την επιβίβαση πελατών και τη συνολική διαχείριση λογαριασμών.